Integração e formação profissional continuada para secretarias escolares do Rio de Janeiro com uso de recursos tecnológicos

A secretaria escolar é componente obrigatório de toda instituição de ensino e está normatizada pela Deliberação CEE nº 388, de 08 de dezembro de 2020, que fixa as regras para a autorização do funcionamento e do encerramento de atividades em unidades de ensino presencial da Educação Básica, integrantes do sistema estadual de ensino do Rio de Janeiro. O Art. 14 rege que todas as instituições que ministram o Ensino Fundamental e o Ensino Médio, em suas modalidades, precedidos ou não da Educação Infantil, devem contar com uma equipe técnico-administrativo-pedagógica: diretor, diretor-substituto, coordenador, supervisor ou orientador pedagógico e um secretário escolar.

A situação do secretário escolar pode ser dividida em antes e depois da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996. Os profissionais que tiveram formação antes da lei receberam seus certificados de habilitação ao exercício da atividade por meio de curso livre. Dessa forma, os secretários atuantes não tinham formação em nível técnico ou superior.

De acordo com o último censo escolar (ano de 2022), somente no Estado do Rio de Janeiro existem 11.438 escolas, e as secretarias dessas escolas são responsáveis pelos registros de vida escolar de 3.503.285 alunos. Nesse sentido, existe grande demanda por profissionais habilitados para a atuação em secretarias. É necessário esclarecer o termo “habilitados”: são aqueles que necessitam ter formação técnica ofertada em nível médio: Técnico em Secretaria Escolar, do eixo ‘Desenvolvimento Educacional e Social’.

Observa-se, ainda, que apesar de não existir um distanciamento geográfico e de não pertencerem à mesma coordenadoria (municipal ou estadual), não existe qualquer interação entre elas para formação continuada ou para troca de experiências.

Tal fato corrobora para a defasagem da formação dos profissionais habilitados, bem como para a desatualização daqueles que já atuam e estão investidos nos espaços escolares. Um secretário escolar é responsável pelas memórias e documentações das unidades escolares, de seus alunos e professores, guardião dos registros e, portanto, tecnicamente qualificado para esse trabalho. Um pequeno erro no ingresso pode gerar grande problema no futuro e, por vezes, processos judiciais e prejuízos à imagem da instituição. Por essa razão, o investimento deve ser constante e permanente na equipe que atua no setor nervoso do estabelecimento de ensino: as secretarias escolares.

O secretário escolar é responsável pelos serviços de secretaria, realizando os registros acadêmicos, arquivo, comunicação e expedição; o secretário é um líder institucional, exerce suas funções, gerencia pessoas e tem capacidade de atingir os objetivos propostos com o trabalho integrado, o qual lhe é atribuído, bem como à organização burocrática da instituição de ensino (Gianini et al., 2011).

Todas as ações administrativas executadas na escola pelos seus secretários precisam estar devidamente embasadas, pois qualquer solicitação de informação deve ter um fundamento que atenda à norma adotada na legislação vigente. Assim, o secretário escolar necessita de conhecimento de legislação educacional federal, estadual e municipal em seus aspectos gerais e documentais. A cada nova publicação, em um curto espaço de tempo, é necessário que tenha acesso à aplicação do que está sendo estabelecido.

Para possibilitar ações de capacitação e integração entre os secretários escolares, desenvolveu-se uma rede colaborativa virtual que propicie formação profissional continuada, por meio do uso das novas tecnologias a partir do desenvolvimento de uma plataforma digital, a Secretaria 365 Dias. 

Contextualização da pesquisa

A Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB) nº 9.394/96 define e regulamenta o sistema educacional brasileiro, público ou privado. Ela está orientada pelos princípios éticos, estéticos e políticos que visam à formação humana em suas múltiplas dimensões e à construção de uma sociedade justa, democrática e inclusiva.

Após a publicação da Resolução CNE/CEB nº 5, de 22 de novembro de 2005, que incluiu nos quadros anexos à Resolução CNE/CEB nº 4/99, de 22 de dezembro de 1999, a 21ª área profissional, a área de Serviços de Apoio Escolar, alguns cursos técnicos foram incluídos no Catálogo Nacional dos Cursos Técnicos, dentre eles o de Técnico em Secretaria Escolar.

A Secretaria de Educação Básica do Conselho Nacional de Educação homologou no Parecer CNE/CEB nº 16/05 a proposta de Diretrizes Curriculares Nacionais para a área profissional de Serviços de Apoio Escolar. Em atenção à solicitação do MEC para que o Conselho Nacional de Educação, por meio da Câmara de Educação Básica se pronuncie sobre a qualificação profissional em nível médio para o exercício de funções não docentes, de suporte administrativo-pedagógico nas escolas de Educação Básica, tais como secretarias escolares, alimentação escolar, multimeios didáticos, infraestrutura material e ambiental, consideramos pertinente a necessidade de tal formação se realizar em nível médio, por meio de habilitações técnicas, para o que se impõe incorporar às Diretrizes Curriculares Nacionais para a Educação Profissional Técnica de Nível Médio uma 21ª área profissional, a de Serviços de Apoio Escolar.

Os profissionais com formação anterior à lei receberam seus certificados de habilitação das instituições que promoveram o curso; todavia, após a aprovação do Parecer nº 16, em complemento às áreas (20) do ensino técnico profissionalizante estabelecidas pela LDBEN, definiu-se que, para o exercício da função de secretário escolar, havia necessidade do diploma do curso de Técnico em Secretaria Escolar.

A Figura 1 apresenta uma linha do tempo com os principais marcos legais que respaldam a atuação dos secretários escolares no Estado do Rio de Janeiro.

Todas as escolas da Educação Básica do Rio de Janeiro são obrigadas a ter em sua equipe técnico-administrativo-pedagógica um secretário escolar com formação. Sabe-se que essa profissão atinge altos níveis de empregabilidade, mas a questão é: todos esses profissionais habilitados têm formação continuada? Eles interagem entre si? Há espaços onde possam fazer intercâmbio de informações, dúvidas e vivências do seu dia a dia?

A Figura 2 apresenta uma imagem do ambiente virtual do Grupo Secretaria 365 Dias, com 214 participantes. Nessa imagem, observamos 1.072 arquivos compartilhados, incluindo mídias e documentos. Essa imagem ilustra a dimensão e a intensa atividade desse grupo, evidenciando a interação e o compartilhamento de conhecimentos entre os participantes. A diversidade de arquivos e o número de membros demonstram a riqueza e a dinâmica desse ambiente colaborativo, que facilita a troca de informações, o debate de ideias e a colaboração eficiente. Representa, ainda, o potencial de um ambiente virtual de aprendizagem que reúne muitas pessoas e recursos, facilitando a colaboração e o acesso a materiais relevantes para o processo educacional.

No período de 18 de agosto de 2022 a 22 de agosto de 2022, compartilhou-se no grupo um link de um formulário do Google Forms, com questionário construído para a identificação e o levantamento de questões e assuntos, também de problemas presentes nas diferentes secretarias escolares. Identificou-se, assim, os temas que mais inquietam esses profissionais.

O Gráfico 1 apresenta uma visão geral dos resultados do questionário, destacando os assuntos mais mencionados pelos participantes e os problemas recorrentes enfrentados. A partir desses dados, obtivemos insights valiosos sobre as áreas que necessitam de atenção especial, a fim de direcionar esforços para desenvolver uma capacitação mais eficiente aos profissionais da área.

Com base na pesquisa, elaboramos uma formação profissional continuada no período de 22 de setembro a 06 de outubro de 2022, quando 40 profissionais secretários reunidos em dois encontros presenciais e um remoto (em um total de 20 horas) criaram alguns produtos importantes para a construção de uma rede colaborativa:

1. Criação da plataforma digital Secretaria 365 Dias com diferentes recursos;
2. Construção do AVA-365 Dias (no Moodle) para disponibilizar o material do curso, manutenção das informações, gerenciamento de conteúdo e materiais complementares;
3. Elaboração de ebook com base no programa do curso aplicado como material de consulta;
4. Aplicação presencial e remota da formação continuada com apresentação de diferentes recursos e possibilidades de intercâmbio de informações;
5. Entrevistas via Google Forms para avaliação de resultados sobre a percepção dos diferentes secretários quanto à importância da utilização da rede colaborativa Secretaria 365 Dias.

O presente artigo tem o propósito de demonstrar a necessidade da formação continuada e da importância da relação entre as secretarias para o constante acesso aos novos conhecimentos da área.

Formação profissional continuada para secretarias escolares da Educação Básica do Rio de Janeiro, com uso de recursos tecnológicos

A formação promove adequação às normas e aos procedimentos, proporcionando oportunidades de ampliação da compreensão dos temas, além da interação, de estudo de casos e debates sobre eles. Essa concepção se inicia nas atividades de capacitação. Nelas se desenvolvem os conhecimentos a respeito das legislações educacionais federal, estadual e municipal vigentes em seus aspectos gerais e documentais. Com isso, cria-se a possibilidade de troca de experiências e soluções dos problemas do cotidiano, proporcionando ainda uma visão real do espaço escolar.

A capacitação utilizou a técnica pedagógica das metodologias ativas entre seus pares, tornando cada participante o protagonista, estimulando a ajuda mútua na compreensão e na solução dos problemas relacionados à rotina, aumentando assim o engajamento e certificando a eficácia e o desenvolvimento dos processos e procedimentos.

Segundo Saraiva (2021),

a aprendizagem entre pares (ou times), também conhecida como peer instruction ou team based learning, é uma metodologia ativa que incentiva o debate e a reflexão em conjunto. A metodologia de aprendizagem entre pares incentiva a troca de conhecimentos e consolida o aprendizado. Durante as tarefas, o aluno precisa revisitar o conteúdo estudado várias vezes, o que promove melhor retenção do tema.

O programa foi construído em três unidades:

Unidade 1 – A organização das secretarias para o ano letivo seguinte.

1.1      – Matrícula/Renovação;

1.2      – Documentos necessários;

1.3      – Processo de Classificação.

Unidade 2 – Encerramento do atual período letivo

2.1 – Regionais Seeduc;

2.2 - Regimento escolar;

2.3 - Ata de resultados finais;

2.4 – Certificados/Diplomas;

2.5 – Relatório anual.

Unidade 3 – Transferências ao longo do período letivo

3.1 – Histórico escolar;

3.2 – Ficha individual;

3.3 – Declarações.

Foi desenvolvida uma plataforma digital pública com diferentes recursos a quem se interessasse pelo assunto. Com atalho ao AVA - Rede 365, foi elaborado, na plataforma Moodle (Versão 4.1.1), um aplicativo disponível aos cursistas. O ambiente virtual de aprendizagem (AVA), por definição, é um espaço digital que proporciona o desenvolvimento e a distribuição de conteúdo em geral. Para disponibilizar todo o material do curso, bem como para a manutenção das informações, criou-se o AVA - Rede 365, um ambiente virtual voltado ao gerenciamento de conteúdo e dos materiais complementares. Nele, além de diversos modelos de documentos editáveis, estão disponibilizadas as legislações pertinentes a cada unidade composta do programa do curso. Um ebook foi elaborado com todo o conteúdo para consulta, tornando-se assim um manual prático dos assuntos abordados na capacitação.

De modo a trazer o protagonismo aos profissionais, os cursistas foram estimulados a desenvolver a autoestima, o autoconhecimento e o reconhecimento do outro, a fim de perceberem por intermédio da resolução de problemas, o grau de seu aprendizado e a manutenção da motivação para os próximos conhecimentos adquiridos, pois “formação permanente é uma maneira que se pode melhorar a próxima prática" (Freire, 1996, p. 44).

As Figuras 3 e 4 apresentam registros da formação continuada de diferentes secretários escolares referentes à capacitação contínua que ocorreu. Esses registros representam os esforços individuais desses profissionais em buscar aprimoramento constante de suas habilidades e conhecimentos relacionados à gestão escolar. A capacitação continuada desempenha papel fundamental na atualização dos secretários escolares, permitindo que estejam alinhados com as melhores práticas e as mais recentes diretrizes educacionais.

Esses registros de formação continuada são documentos que evidenciam o comprometimento dos secretários escolares com a excelência educacional. Eles demonstram o interesse desses profissionais em se manterem atualizados e em constante evolução, contribuindo para a construção de uma escola de qualidade, voltada para o sucesso dos alunos.

Resultados e discussão

Após a aplicação do curso de formação profissional continuada, uma pesquisa foi conduzida por meio de questionário no Google Forms, com 25 questões sobre a jornada profissional. A utilização de questionário é respaldada por Ruiz (1997, p. 166) e Marconi e Lakatos (1999, p. 100), que destacam suas vantagens, como economia de tempo e obtenção de muitos dados de forma rápida e precisa. Dos 32 cursistas que participaram da pesquisa, foi possível obter uma visão mais detalhada sobre os secretários escolares e o acesso às informações necessárias para sua formação completa.

Com base nos dados do Gráfico 2, observamos que 93,8% dos profissionais de secretaria escolar participam de grupos relacionados à sua área de atuação, enquanto 6,2% não participam. Essa alta taxa de participação em grupos profissionais é benéfica, permitindo o compartilhamento de conhecimentos, experiências e melhores práticas entre os profissionais. A participação nesses grupos proporciona oportunidades de aprendizado contínuo, networking e discussões relevantes para a área de atuação dos secretários escolares, ajudando-os a enfrentar desafios comuns e a se manter atualizados sobre as mudanças no campo educacional.

A pesquisa revelou a percepção dos profissionais de secretaria escolar sobre a facilidade de encontrar informações relevantes para o trabalho. Dos participantes, 53,1% concordam totalmente que encontram facilmente essas informações, 37,5% concordam que é fácil, enquanto 9,4% não têm opinião definida. Esses dados mostram que a maioria dos profissionais sente que o acesso às informações é fácil, indicando sistemas eficazes de armazenamento e compartilhamento de dados. No entanto, a opinião dos 9,4% que não têm certeza destaca a necessidade de avaliar e melhorar os sistemas existentes. Assegurar o acesso rápido e fácil a informações relevantes é crucial para o desempenho eficaz das funções dos secretários escolares, possibilitando decisões fundamentadas e execução eficiente de tarefas.

As informações apresentadas são baseadas no Gráfico 4, o qual revela que 78,1% dos profissionais de secretaria escolar concordam que a participação em grupos de profissionais da área contribui para sua formação continuada, permitindo troca de experiências, estudos de caso e atualizações relevantes para o espaço escolar na atualidade. Além disso, 21,9% concordam que a participação nesses grupos também contribui para sua formação continuada. Esses dados demonstram a percepção positiva em relação aos benefícios da participação em grupos de profissionais de secretarias escolares em plataformas como WhatsApp ou redes sociais, fortalecendo as habilidades e competências necessárias para o trabalho na secretaria escolar.

Com base nos dados, a percepção dos secretários escolares no Rio de Janeiro em relação à criação de uma rede colaborativa é positiva. Cerca de 75% concordam totalmente que essa rede contribuirá para a melhoria da comunicação e o compartilhamento de informações entre secretarias de diferentes redes. Uma rede colaborativa possibilitaria a troca de experiências, boas práticas e informações atualizadas, promovendo o aprimoramento profissional e soluções para desafios comuns. O Gráfico 5 reforça a importância dessa abordagem colaborativa para fortalecer a atuação coletiva dos profissionais e melhorar a qualidade da educação no estado.

A análise dos dados revela que a grande maioria dos profissionais (75%) reconhece que participar de capacitações, oficinas, encontros, workshops e cursos faz diferença em sua rotina e performance. Essas atividades proporcionam oportunidades de aprendizado, desenvolvimento de habilidades e atualização sobre melhores práticas na área educacional. A troca de experiências e networking nessas atividades contribui para maior eficiência e qualidade no trabalho da secretaria escolar. A percepção positiva reforça a importância da formação contínua para o sucesso e aprimoramento profissional na área. O Gráfico 6 corrobora essa percepção, evidenciando a influência direta da participação em cursos e capacitações na qualidade dos serviços prestados pela secretaria escolar.

A formação continuada proporcionou uma valiosa interação com diferentes secretários escolares para a maioria dos participantes (84,4% concordam totalmente e 15,6% concordam). Essa experiência permitiu troca de experiências, aprendizado mútuo e construção de redes profissionais. A interação possibilita compartilhar práticas bem-sucedidas, discutir desafios comuns e conhecer perspectivas diversas, enriquecendo o conhecimento e as habilidades dos participantes. É importante incentivar e facilitar essa interação durante a formação, promovendo discussões e atividades colaborativas. A interação entre secretários escolares é valiosa para o desenvolvimento profissional e o enriquecimento da prática na área. O Gráfico 7 confirma o impacto positivo da capacitação na promoção da interação entre os secretários escolares.

Há, evidentemente, secretarias escolares mais eficazes e mais experientes; sendo assim, é preciso fortalecer o inter-relacionamento entre os profissionais das secretarias e que os avanços de uns estejam disponíveis, mediante intercâmbio e entendimentos, a todos. Em assuntos de interesse público, não há segredos. Pelo menos, não deve haver. E o que um consegue pode beneficiar todos. E há relacionamentos interessantíssimos, algumas instituições abrindo-se e trocando informações com outras, oferecendo coisas e recebendo outras, em seus vários setores. Isso é, além de gratificante, importantíssimo (Ribeiro, 2022).

Considerações finais

O presente artigo enfatiza a formação continuada como a base fundamental para o desenvolvimento profissional dos secretários escolares. Com esta pesquisa, ficou evidente que a participação em cursos, capacitações, oficinas e outras atividades de formação é percebida como iniciativa importante e benéfica aos participantes.

A formação continuada proporciona aos secretários escolares a oportunidade de adquirir novos conhecimentos, aprofundar habilidades e manter-se atualizado sobre as melhores práticas e demandas da área. Além disso, a interação com diferentes secretários escolares, durante essas formações, é valorizada como uma experiência enriquecedora, permitindo a troca de experiências, ideias e boas práticas.

A pesquisa também destacou a relevância de recursos tecnológicos e plataformas digitais na formação continuada, proporcionando o acesso rápido a informações relevantes para o aprimoramento constante dos processos administrativos e operacionais.

A criação da rede colaborativa Secretaria 365 Dias, com a proposta de formação continuada e a integração entre diferentes secretarias, reforça o papel essencial da formação para a melhoria dos procedimentos internos e para o atendimento às demandas da legislação vigente.

Assim, a formação continuada é reconhecida como uma oportunidade valiosa para o desenvolvimento profissional dos secretários escolares, contribuindo para a segurança e a excelência no desempenho de suas funções. Ela representa um canal de inovação e atualização constante, permitindo que os profissionais estejam preparados para enfrentar os desafios e para promover melhorias contínuas na gestão escolar.

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